整理整頓をしないと書類が貯まる
日頃、仕事していると書類が山のようにたまります。
ダイレクトメールから始まり、伝票、領収証、帳簿、FAXなど様々です。
また、質問メールや、出納帳や会社のデータなど電子メールも届きます。
これらの書類や情報がたまると、様々なデメリットがあります。
- 欲しい書類が見つからない。
- 書類を探すために時間を使う
- 作業スペースが狭くなる。
このようなデメリットの中でも、書類を探す行為と、その時間は無駄の極みです。
これらのデメリットは、ちょっとした努力をすれば、格段になくなります。
書類や情報を整理整頓するには、
- 不要な書類は捨てる
書類がたまらないようにするには、まず不要な書類を捨てることです。
あとで必要かもと思う書類は、大抵の場合は不要です。 - 仕事の優先順位をつける
優先順位の高い仕事の順に書類を並べてみる。
簡単に終わる仕事から書類を並べ、終わった順に書類を処理する。 - PDFにする
書類を紙のまま保存せず、PDFにして保存することで、物理的な量はかなり減らせます。
ちなみ、自分は忘れやすいので、処理が終わっていない書類はPDFにせず、目に見えるところに置きます。
出先でも、ハンディスキャナーがあると、気になった書類はとりあえずPDFして持ち帰って判断できるので便利です。 - A4で保存する。
ちょっとしたことですが、紙で保存する場合、サイズはA4に統一すると後で見やすく便利です。
１年間は紙で保存し、１年経過後にPDFする場合も、A4だと読み込みがスムーズで時間短縮になります。 - 会社データは受け取り日の日付をタイトルにいれる
どんどんデータを送ってくる会社はデータタイトルに日付を入れることで、いつ受け取ったデータか分かるようになります。
整理整頓は、めんどくさいので毎日続けることが大事です。書類が貯まる前に整理整頓することで時間短縮につながります。
では、また。
