先日、トヨタの５Sについての本を読みました。
何となく聞いたことがある５Sですが、しっかりとした内容を知らなかったので、面白かったです。
５Sとは、「整理」「整頓」「掃除」「清潔」「しつけ」のイニシャルから名付けられた整理術です。
この５Sを経理の分野に応用すると、どうのようになるかまとめました。
トヨタ５Sと経理
トヨタの５Sとは、”整理、整頓、掃除、清潔、しつけ”です。
これらを仕事に取り入れ、繰り返すことで、業務効率化につながるということです。
- 整理・・・”いるもの”と”いらないもの”を分けること
- 整頓・・・必要なものを必要なときに出せること
- 掃除・・・日常使うものをきれいにしておくこと
- 清潔・・・整理、整頓を日常的に継続すること
- しつけ・・整理、整頓の規則を守ること
トヨタの５Sの経理への応用
経理をしていると、書類が知らない間にたまってきます。
必要な書類探すのは、時間の無駄ですし、突き詰めるとお金の無駄になっています。
そこで、トヨタの５Sを経理に応用すると、次のようになります。
- 整理・・・無駄な書類、古い書類は捨てる
- 整頓・・・書類は年月ごとに整理して、古いものは別保存箱へ移動
- 掃除・・・書類はファイルに入れて溜めない
- 清潔・・・整理、整頓を定期的に行う
- しつけ・・整理、整頓を会社（自分）のルール化する
経理は書類仕事なので書類を減らす工夫は日常的にしましょう。
さらに具体的に、考えると次のようになります。
書類の整理
帳簿や領収証などは、原則7年間の保存することが義務です。
そこで、7年経過したものは、廃棄しましょう。
書類の整頓
経理で参考にするものは1年前のものが多いため、2年前の書類はダンボールへ入れて保管しましょう。
2年移譲前の資料でも必要な物は、ダンボールへ入れない、またはPDFとして保存しましょう。
書類の掃除
書類の保存は、その場で判定しましょう。
必要ないものは廃棄、必要なものは整理整頓へのステップへ進みましょう。
定期的な書類の整理
書類の整理整頓のチェックは、”一日の終り””週末””月末”などの区切りごとにしましょう。
区切りごとに整理する項目を分けることで、整理整頓がはかどります。
しつけ
会社組織で整理する場合は、ルールを設けましょう。
単独で整理しても、全体で整理しなければ、会社全体としては整理になりません。
5Sの具体例とマニュアル
日本能率協会コンサルティングでは、5Sを実践してもらうために、マニュアルとチェックシートを公開しています。
また、実際に5Sを実践した企業の具体例（取り組み内容とその結果）も公開しています。
［参考ページ］
引用│㈱日本能率協会コンサルティング
まとめ：まずは身近なところからチャレンジ
整理整頓は習慣になることで効果を発揮します。
以前勤めていた税理士事務所は、金曜の５時から３０分間
全社員で事務所の掃除をするルールがありました。
当時は面倒だなと思っていましたが、今ではすばらしい習慣だったな考え直しました。
経理の世界もペーパレスになりつつありますが、まずは身近なところから始めてみてはいかがでしょうか。
