先日、蔦屋家電に行く機会がありありました。
本屋の中に電気屋や花屋があり本好きとしては一日いても飽きない空間でした。
本の並びがテーマ別なので、写真集の隣に小説があり、少しおもしろい並びです。
会計事務所の仕事はとにかく書類が溜まっていきます。
必要な書類もありますが、必要ない書類もたくさんあります。
あまりに書類が多くなり必要な書類が行方不明になりそうになったこともあります。
そこで、蔦屋家電を参考に書類の整理を考えてみました。
机に抽斗に書類を保管しない
顧問先の書類の保管場所は個人の机ではなく、全体の書棚にします。
顧問先の担当者が不在でも資料が見つけられやすいようにするためです。
担当者の不在時に問い合わせがあり、資料が出てこないために回答が遅れることもあります。
当たり前のようですが、それができないところもあります。
ファイルはづくりは会社単位かテーマ別か
ファイルを作成単位は会計事務所によって少し違います。
会社単位でファイルを作っている会計事務所もあれば、
償却資産税や法定調書合計表ごとにファイルを作り全社分を綴るところもあります。
または、その両方で上手く保存してもいいかもしれません。
ただし、年度は１年毎にした方がいいです。複数年を同じファイルにすると廃棄のタイミングを逸します。
古い書類の廃棄にはダンボールごと引き取ってもらえるサービスが便利
古い書類は廃棄していかなければなりませんが、シュレッダーは時間がかかりますし手間もかかります。
そこで、ダンボールごと引き取ってもらえるサービスが便利です。
書類廃棄サービスをしている業者をまとめてみました。
なお、書類は捨てるけれどデータを保存したい場合は、PDFに変換しておけば場所を取らず便利です。
ヤマト運輸
『クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービス』 http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html
佐川急便
『機密文書リサイクル便』 http://www.sagawa-exp.co.jp/service/kimitu/
大塚商会
『文書の廃棄』 http://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/dispose/
抹消仕事人
デルエフ
日本パープル
http://www.mamoru-kun.com/cancellation/
まとめ
蔦屋家電に行ったことで書類の保存と廃棄について考えてみました。
書類整理も仕事うちですが、なかなか時間が取れないのも現実です。
