一人美容室や小さな美容室でも、アルバイトやパートなどの従業員を雇うことがあります。
そして給料を支給すると、必ずしなければならないのが年末調整ですが、その手順や流れを理解している人は多くありません。
そこで、美容院のオーナーのために、従業員の年末調整で必ずすべき5つの手順をまとめました。
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従業員への案内と説明
【11月終わり頃まで】
年末調整とは、従業員の一年間の給与に対する所得税を精算することをいいます。その結果、多ければ還付し、少なければ徴収します。
保険会社や年金事務所から郵送される控除証明書が11月から12月のため、それに合わせて11月の終わり頃に、従業員に2種類の用紙を渡して書いてもらいます。
一つは『給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書』で、扶養親族や寡婦の状況を書いてもらいます。これは翌年分の用紙に書いてもらいます。（平成28年の年末調整なら、平成29年分の用紙を使用）※当年分がない場合は当年分も書いてもらう
もう一つは『給与所得者の保険料控除及び配偶者特別控除の申告書』を渡します。控除証明書をもとに書いてもらいますが、書き方がわからなかったり、ミスもあるため、従業員から回収して自分でまとめて書くこともあります。この用紙は当年分を使います。（平成28年分の年末調整なら、平成28年分の用紙を使用）
従業員からの資料回収
【12月初め頃まで】
従業員に配布した資料は、控除証明書などの資料と一緒に12月の初め頃までに回収します。
これは、年末の給料で還付金または不足金を精算するためですが、締め日の関係で1月に支給する給与で精算することあります。
また、資料の紛失等で再請求する場合も1月分の給与で精算することがありますし、資料が間に合わない場合は、3月の確定申告で還付申告することもあります。
年末調整の計算
【12月中頃まで】
従業員から回収した申告書と資料をもとに年末調整の計算をします。
税理士に頼むこともできますが、年末調整ソフトの値段が下がったので、購入して自分で計算することも可能です。
または税務署や市区町村で開催される説明会に参加して、手引きを見ながら計算することもできます。
年末調整ソフトを使う場合は、親族の生年月日や所得を入力すれば、年齢と所得から控除額を自動で計算してくれますし、控除証明書の金額を入力すれば、自動で控除額を計算してくれます。
その結果、従業員それぞれの所得税が確定し、還付金または徴収額を調整した年末の給与が決まります。
給与と源泉徴収票の支給
【12月終わり頃または1月の初め頃】
年末調整の計算が終わると、調整した給与を従業員に支給します。
支給する給与は12月分の給与ですが、12月終わり頃に支給するか、1月初め頃に支給するかは、会社（店舗）ごとの基準です。
なお、支給時には給与明細書の他に、本人用の『源泉徴収票』も一緒に渡します。
市区町村への給与支払報告書の提出
【1月終わりまで】
最後に忘れがちですが、各地方自治体へ給与支払報告書を提出して報告します。
従業員の住民税は、従業員が住んでいる地方自治体（住民税課）へ源泉徴収票（正確には給与支払報告書）を提出することで、翌年分の住民税が決定されます。
住民税が決定すると、5月から6月に店舗宛に各地方自治体から従業員の住民税が通知されます。
経営者は、その住民税を毎月の給与から源泉徴収し、各地方自治体に納付することになります。
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まとめ：年末調整の計画を整理しよう
年末調整の手順を時系列でまとめました。
- 従業員への案内と説明／11月終わり
- 従業員からの資料回収／12月初め
- 年末調整の計算／12月中頃
- 給与と源泉徴収票の支給／12月終わり or 1月初め
- 給与支払報告書の提出／1月終わり
この一連の流れを、11月の終わり頃から1月の終わりまでの2ヶ月間で完了しなければならないため、しっかりとした計画と従業員への周知が必要となります。
