Suicaと言えば、交通系ICカードの代表で、小さな会社は業務用で使うこともあります。
Suicaは交通系ICカードですが、電車代だけでなく電子マネーとしてコンビニや飲食店でも利用できます。
現金不要で便利なので、何でもSuicaで精算しがちですが、経理の立場からすると、その分経理処理が複雑で処理方法に混乱することがあります。
そこで、個人事業主や小さな会社のために、業務用のSuicaの経理処理の方法について考えてみました。
※この記事は、個人的見解です。実際の経理処理は、顧問税理士や税務署に確認して下さい。
チャージは現金勘定なのか？
Suicaの経理処理で、いつも悩むのがチャージした時と、使用した時の処理です。
Suicaにチャージした時点では、資金が現金からSuica内に移動しただけで、実際に何か消費したわけではありません。そのため、経理上は、現金勘定から前渡金や仮払金勘定に振り替えて処理しておき、実際に使用した時点で経費に計上するのが厳密な方法だと思います。
ですが別の考え方として切手があります。原則で考えると、切手は貼って投函した時点で経費となるため、購入した時点では資産（貯蔵品勘定）に計上しておきます。しかし実務上は、切手の用途が郵便に限られるので購入した時点で経費処理します。
この切手の例を考えると、Suicaも用途を業務上の電車代に限定すると、チャージした時点でも旅費交通費に計上しても問題ない。とも思えてきます。
経費に計上するタイミングは？
上記の考えからすると、経費に計上するタイミングは『チャージしたタイミング』か『実際に使用したタイミング』のどちらかですが、注意したいのは、業務用（家事費）や勘定科目の判斷です。
Suicaを業務上の電車代のみに限定している場合は、チャージした時点で旅費交通費に計上しても問題ないと思いますが、電子マネーとしても使用している場合は、利用履歴から業務用の経費とその勘定科目を判定しないと正確な処理になりません。
なお、JR東日本では、一部の券売機でSuicaの利用履歴を印字することができるので、これである程度判断できます。
［参考ページ］
履歴表示・印字・残額表示
引用│JR東日本
履歴の内容をチェックし、まず業務外の使用については経費に計上しないこと。そして経費については電車代は『旅費交通費』、打合せや飲食代は『会議費』や『接待交際費』に振り分ける必要が出てきます。
経理処理の簡単にする方法
経理処理を正確にかつ簡単にする方法としては、『用途を業務上の交通費に限定する』または『出金伝票を書く』のどちらかではないでしょうか。
用途を業務上の交通費に限定すれば、チャージした時点で旅費交通費に計上しても、使用時点のチャージ時点のタイミングのズレはあれど、勘定科目や家事費の問題はありません。
従業員にSuicaを渡して精算して貰う場合は、券売機で印字した履歴と業務上で使用した経費をまとめた出金伝票を書いてもらった上で精算すれば、正確な経理処理ができます。
まとめ：便利だけど面倒なSuicaの経理処理
Suicaの経理処理について考えてみました。今回の記事は個人的な見解なので、実際の処理は税務署等に確認してもらったほうが良いと思います。
ですが率直な感想としては、電子マネーやICカードなど便利なツールは増えるけれど、経理処理はその分面倒だなぁ。と思ってしまいます。経理の進化が時代の進化について行けないのかもしれません。
